So, nachdem das IMAP-Protokoll nun schon um die zwanzig Jahre auf dem Buckel hat und seit Jahren schon fast jeder seine Mails nur noch im Web-Interface liest habe ich endlich mal den Schritt in die schöne IMAP-Welt gemacht. E-Mails mit POP3 abzurufen ist eben eine Gewohnheit, von der wegzukommen nicht ganz ohne Arbeit geht, aber die Situation der letzten Monate hat es doch nötig gemacht.

Wer mich kennt, hat ja vielleicht bemerkt, wie selten ich E-Mails beantwortet habe in letzter Zeit. Der Grund: Meine E-Mails habe ich bisher in meinem privaten Account per POP3 abgerufen. Auf meinem Arbeitsaccount habe ich nur wichtige Adressen als Kopie abgerufen, auf dem Laptop und Netbook war gar nichts eingerichtet. Die Kopien habe ich zwar gelesen. Wenn ich sie im Arbeitsaccount beantwortet habe, landete meine Antwort aber im Gesendet-Ordner des Arbeitsaccounts, was dann auf Dauer jede sinnvolle Archivierung unmöglich gemacht hätte. Deswegen habe ich mir das Antworten meist verkniffen, was ja auch ok wäre, nur dass ich mich halt in meinen privaten Account manchmal wochenlang nicht mehr eingeloggt habe.

So, nun also IMAP. Die Mails bleiben auf dem Server, auch alle Ordner wie Papierkorb, Gesendet, Entwürfe etc. Eingerichtet ist das in allen Accounts und auch auf dem Netbook. Kein fummeliges Webmail mehr von unterwegs, allein dafür lohnt es sich doch schon. Mailclient meiner Wahl ist nach wie vor Thunderbird, mittlerweile in Version 3.0. Nicht so sehr weil es der beste Mailclient der Welt wäre, sondern vielmehr weil es als Windows-XP-Nutzer und Nicht-Outlook-Fan keine wirkliche Alternative gibt. Thunderbird wird aber auch langsam brauchbarer.

Um IMAP zu nutzen, gilt es zuallererst zu prüfen, wie der Provider die Mailbox bereitstellt. Bei DomainFactory sind meine Mailboxen glücklicherweise gleichzeitig per POP3 und per IMAP abrufbar, so dass da also gar nichts umzustellen ist. Es kann aber auch Provider geben, die IMAP gar nicht anbieten oder die die Mailbox für IMAP-Zugriff neu einrichten müssen.

Hat man das Konto in Thunderbird angelegt (umstellen von POP auf IMAP geht dort leider nicht, man muss es neu anlegen), sollte man schon den Posteingangsordner sehen. Die gängigen Ordner wie „Gesendet“, „Entwürfe“ etc. tauchen spätestens auf, wenn man sie einmal benutzt hat (also einmal eine Mail gesendet hat etc.). Ordner, die man in Thunderbird anlegt, sind dann auch auf dem Server verfügbar.

Mich hat anfangs folgendes sehr verwirrt: Ich war gleichzeitig im Webmail, um zu kontrollieren, was ich im Thunderbird anstelle. Dabei tauchten immer wieder gelöschte und verschobene Mails am Ursprungsort auf. Das hat mich mächtig verwirrt, ist aber einfach zu erklären: Verschiebt man eine Mail, kopiert Thunderbird die ans Ziel und löscht sie dann im Quellordner. Und wie bei allen gelöschten Mails werden die Mails nicht endgültig gelöscht, sondern erst mal nur aus dem Inhaltsverzeichnis der MBox-Datei gestrichen. Erst wenn man den Ordner komprimiert, ist die Mail wirklich weg, und so lange ist sie auf dem Server auch noch da, als gelöscht markiert. Um das zu umgehen, muss man bei jedem Mailkonto unter „Server-Einstellungen“ die Checkbox „Bereinigen des Posteingangs beim Verlassen“ anhaken.

Zweiter Punkt, der mich irritierte: Alle Ordner wurden mir als Unterordner des Posteingangs angezeigt. Das ist insofern sehr unpraktisch, als man beim Aufklappen eines Kontos zuerst nur einen einzigen Ordner sieht, den man dann auch aufklappen muss. Konzeptionell sehe ich zudem den Papierkorb z.B. nicht als Teil des Posteinganges an. Das ist offenbar serverabhängig, eine IMAP-Adresse eines anderen Providers macht das nicht. Bei DomainFactory kann man sich aber recht leicht behelfen: Konten-Einstellungen > Server-Einstellungen > Erweitert > IMAP-Server-Verzeichnis auf „INBOX“ setzen. Die Ordner rutschen dann wieder in die höhere Ebene. Man kann dann allerdings leider keine Ordner als Unterordner des Posteingangs anlegen, da kann ich aber mit leben.

So, wenn nun die Adresse eingerichtet ist, kann man daran gehen, es sich häuslich einzurichten. Einen Archiv-Ordner anlegen zum Beispiel und die alten Mails auf den Server laden. Achtung: Bei Anhängen im MB-Bereich kann das dauern! Bei älteren Mails empfiehlt es sich, die Mails ggf. nach Größe zu sortieren und bei den größten nicht mehr benötigte Anhänge zu löschen, bevor man sie aus dem lokalen Archivordner auf den Server schiebt.

Den Speicherplatz in seinem Mailfach muss man natürlich auch im Blick behalten. Bei DomainFactory kriege ich da wohl eine E-Mail, wenn das Postfach einen gewissen Füllstand überschreitet. Alle Mails bis Anno-Uralt aufzubewahren, ist aber vielleicht auch nur bedingt sinnvoll. Listenmails exportiere ich z.B. nach zwei Jahren und lösche sie dann aus Thunderbird. Private Mails hebe ich im Thunderbird länger auf, aber auch nicht endlos. Kann man bei Bedarf ja immer wieder importieren.

Was sich ansonsten noch gut macht: Filter nicht lokal im Mailprogramm anzulegen, sondern direkt beim Mail-Provider. Dann muss man die Filter nicht in jeder Thunderbird-Installation einrichten, sondern kann sie zentral managen, und die Mails landen auch im richtigen Ordner, wenn man ins Webmail schaut. Man kann dann noch individuell einstellen, welche Ordner automatisch auf neue Mails geprüft werden (beim Archiv reicht es, wenn Thunderbird beim Anklicken den Stand vom Server zieht, aber der Ordner einer Mailingliste soll sich schon melden, wenn es neue Mails gibt) und welche Ordner heruntergeladen werden (Archive brauche ich auf dem Netbook nicht).

So, alles in allem war das leichter als ich gedacht hätte, und ich habe schon die Hoffnung, dass ich nun in Zukunft wieder schneller antworten werde. Wer noch seit Monaten auf eine Mail-Antwort wartet, kann sich hier ja mal mit einem Kommentar melden. 😉